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Domingo 30 de Abril de 2017

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De la gestión de bedelías a administrar la enseñanza

Directora de SECIU, Mirta Podestá. Foto: Richard Paiva-UCUR. 05/04/2017 La página web www.bedelías.edu.uy estará inactiva entre el martes 18 a las 16 horas y el jueves 20 a las 8 horas. Esto se debe a que el sistema informático de gestión de bedelías, instalado en los servicios de la Universidad de la República desde hace 20 años, está siendo reemplazado gradualmente para dar lugar al Sistema de Gestión Administrativa de la Enseñanza (SGAE).

En el desarrollo del SGAE viene trabajando un equipo de más de 30 técnicos del Servicio Central de Informática Universitario (Seciu), desde hace casi tres años. Ahora en abril se instalará la cuarta etapa del sistema. Ya se implementaron dos en 2015 y una en 2016, pero los cambios se verificaron más que nada en el trabajo interno de Seciu y en las bedelías, explicó al Portal de la Udelar la directora de Seciu, Mirta Podestá. A partir de este 20 de abril, los estudiantes no verán más la «página verde» de bedelías, sino otra con viejas y nuevas funcionalidades. Esta fase de la transformación está integrando la parte del sistema que se aplica a la gestión con el ámbito de la web y «eso genera un cambio bastante grande de tecnología, de estructura. Si bien hay cosas que no se visualizan para afuera, internamente hubo que hacer mucho trabajo para llegar a esto», destacó.

Los responsables del desarrollo del SGAE en Seciu son Gabriela Luján, Rafael Camejo, Mariela de León y Mariela Grassi, de las divisiones Sistemas, Soporte Técnico de Infraestructura, Sistemas en Producción, Definición y Control de Calidad. Luján explicó que la transformación tiene el propósito de «acompañar la actual ordenanza de grado, con conceptos que ya están instalados en la Universidad pero que el sistema anterior no cumplía».

El SGAE contempla la existencia del estudiante único, es decir, un estudiante de la Universidad y no de una facultad, y se adapta a conceptos como movilidad horizontal, a la flexibilización de planes de estudio, y a la opción de cursar materias en cualquier facultad dentro de ciertas reglas, sin necesidad de hacer reválidas. También se adecua a la creditización, «que hace años que está instalada pero no todo el mundo llevaba con el sistema anterior», señaló Luján. Además el nuevo sistema acompaña la existencia de los Ciclos Iniciales Optativos y de los ciclos iniciales en carreras, agregó.

Módulos y etapas
Para el SGAE, Seciu está utilizando una estrategia de salida diferente a la de otros sistemas informáticos instalados en la Udelar, explicó De León: «con los otros lo que hacemos es elegir un par de servicios universitarios con determinadas características, e instalar en ellos el sistema completo. Una vez que comprobamos que ahí está funcionando bien, se va instalando en los demás. Eso hace que de pronto ese sistema llegue a otra facultad cinco años después». Con el SGAE la estrategia fue «salir en toda la Universidad a la vez, pero no con todo el sistema pronto, si no gradualmente incorporando funcionalidades nuevas», aclaró. Todos los servicios pasan a utilizar el mismo módulo del SGAE en el mismo momento. El Seciu resolvió organizar los cambios en seis etapas y se espera que todo el proceso finalice en 2018. Hasta tanto, en la gestión interna permanecerán funcionando los dos sistemas.

Entre los cambios que se incorporan en esta etapa, se destaca la posibilidad que tendrá el estudiante de emitir su escolaridad web. Por el momento no tendrá valor para realizar trámites —en ese caso habrá que pedir una escolaridad firmada en bedelía—, pero Seciu está trabajando con la Dirección General Jurídica de la Udelar para evaluar si en el futuro es posible emitir una escolaridad web que cuente con un código de validación.

Otra de las funcionalidades es la clave única del estudiante en la Udelar. «Hoy el estudiante que entra en dos facultades tiene una clave por cada una, es decir: con la misma cédula el sistema tiene dos usuarios diferentes. Ahora va a tener una única clave para trabajar en este y en todos los sistemas de la Universidad, como el Entorno Virtual de Aprendizaje (EVA) o el Sistema Integral de Administración de Personal», indicó De León. El trabajo de unificación fue intenso, y alcanzó a todos los estudiantes, tanto activos como inactivos, que han estado en el sistema de bedelías desde el comienzo. Una misma persona podía aparecer varias veces con nombre, domicilio o correo electrónico diferentes. «Para nosotros es un logro, porque pasamos a tener una base de estudiantes y egresados de la Udelar que está con registro único por persona y va a alimentar otros sistemas», destacó.

Clave única
Cumplido este cambio, los estudiantes que tenían dos o más claves de bedelía pasarán a utilizar únicamente la última que les fue entregada. Aquellos estudiantes que también son funcionarios docentes o no docentes, pasantes o becarios en la Udelar, pasarán a tener como clave única la que utilizan en el Módulo de Autogestión de Personal, y perderán todas las claves de bedelía.

Todas las etapas de instalación del SGAE implican un trabajo de actualización, sincronización y control, tanto en Seciu como en los servicios. El proceso ha generado la colaboración activa entre las bedelías, cuyos funcionarios lograron adoptar definiciones claras respecto de una serie de procesos que se harán en común, luego de haber sido aprobadas por el Consejo Delegado de Gestión Administrativa y Presupuestal.

Los técnicos de Seciu señalaron que los últimos cambios demandaron requerimientos técnicos muy exigentes, porque el servicio web tiene que dar respuesta en forma concurrente a un gran volumen de usuarios a la vez —por ejemplo cuando se activa la inscripción de cursos con cupo—, sin afectar el funcionamiento del sistema. Para ello se realizaron pruebas de simulación de cargas y se trabajó en adaptaciones de distinto tipo, cuando fue necesario.

La Universidad de la República utiliza cerca de 50 sistemas informáticos que ayudan a ordenar el desarrollo de una gran variedad de gestiones relacionadas con la enseñanza, la administración y el gobierno de la institución. Estas herramientas permiten contar con grandes cantidades de datos, a partir de los cuales Seciu y otras dependencias pueden generar información útil para la toma de decisiones. «La información está y se puede pedir», afirmó Podestá. Actualmente la Universidad apunta a generar un Sistema de Información Universitario que maneje y organice esos datos de acuerdo con los criterios que las autoridades universitarias definan, explicó.

El período previsto para cumplir esta etapa de instalación del SGAE inicia el martes 18 a las 16 horas y finaliza el jueves 20 de abril a las 8. La página www.bedelías.edu.uy estará inactiva, y no se podrá acceder a ninguna de sus funcionalidades por otro medio. Durante ese lapso algunas bedelías prestarán atención a los estudiantes personalmente, mientras que otras permanecerán cerradas. Es importante destacar que EVA no funcionará el miércoles 19 de abril entre las 14 y las 16 horas.

El Seciu elaboró un video para explicar a todos los usuarios los principales aspectos de esta transformación. Acceder al video sobre cambios en el SGAE.
Publicado el viernes 7 de abril de 2017

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Directora de SECIU, Mirta Podestá. Foto: Richard Paiva-UCUR. 05/04/2017
Gabriela Luján, Rafael Camejo, Mariela de León, Mariela Grassi y Mirta Podestá, SECIU. Foto: Richard Paiva-UCUR. 05/04/2017
   

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