El Archivo Administrativo tiene como competencia relevante el apoyo a la gestión de la administración de la UDELAR, para lo cual un cometido fundamental es aunar esfuerzos que permitan la trasparencia en la gestión administrativa, en la que esta área tiene gran responsabilidad.
Para lograr dicho objetivo la tarea de Organización documental del Archivo es primordial, brindando así a tiempo y oportunamente la documentación que conserva. Siendo ésta la base de todo Sistema Archivístico.

Tareas

A continuación se dará una breve reseña del trabajo archivístico realizado:
En el marco de la Comisión de Selección, Evaluación y Expurgo se confecciona una Tabla de Plazos Precaucionales (TPP) que la misma incluye legislación nacional general y específica aplicada para cada caso. La cual se toma como herramienta fundamental para proceder a la evaluación y expurgo de las series documentales de forma fundada. Esta tabla tiene un listado adjunto que indica las subseries que están contenidas en aquellas series de la tabla marcadas con un asterísco.
Dicha tabla está en trámite para su correspondiente aprobación por el CDC para que no solamente cumpla la función de instrumento de trabajo para esta área específicamente sino que se pueda impartir desde el AGU normativa y normalización en los procesos de trabajo hacia el resto de la Universidad brindando apoyo a las dependencias que cuentan con archivo.

- Al momento desde que se inicio la tarea en febrero de 2008 se han evaluado, seleccionado y expurgado 10 años de documentación, los cuales equivalen a 79.100 expedientes que corresponden al período 1987 – 1998. Del volumen total de documentación revisada se eliminaron 60.930 expedientes que equivalen al 77 % de ese total.

- Gracias al trabajo realizdo en el item anterior, éste nos ha permitido trasladar de Reguladora de Trámite 5 años de documentación que corresponden al período 2002 - 2006 que debían estar en nuestros depósitos. Se han bajado y reacondicionado en nuevos contenedores, con un procesamiento que no sólo permitiera ubicarlos fácilmente sino que garantizara las condiciones de conservación apropiadas. De esta forma ayudamos a mejorar la gestión administrativa sirviendo para la solución de problemas desde el ámbito que es competencia del Archivo.


Capacitación

Por la reiterada consulta al Archivo de dependencias que albergan documentación con respecto a procedimientos a llevar a cabo para tratarlos, hemos tenido como Archivo General de la UDELAR tener que asesorar a todos aquellos que lo necesitaran.

En el caso específico del Hospital de Clínicas recibimos una invitación con una gran necesidad de parte de este servico. Quien a través de la Unidad de Capacitación del mismo por intermedio del Prof. Pablo Lacasagne deseaban asesoramiento para los Jefes y funcionarios que manejaban documentación.

En ese contexto coordinamos una Expocisión del tema que para ellos era insumo necesario "La Selección documental en la Universidad de la República". El cual fue muy provechoso para ellos y para nosotros también, ahondando en las diferentes problemáticas y generando un ámbito de discusión y reflexión en el cual nos retroalimentamos.

Este fue un punto de partida para implementar como medida que el AGU sea un refernte que aporte soluciones.

Comisión de Selección, Evaluación y Expurgo

Dicha Comisión surge a partir de la iniciativa de la Dirección General Jurídica de la Universidad de la República, a través del Exp.Nº011000-004275-01 de fecha (Montevideo, 5 de diciembre de 2001).
En la cual se elabora un proyecto de Ordenanza del Archivo General de la Universidad. Por lo tanto corresponde agregar:

1) Que por resolución de fecha 23 de octubre de 2000 del Consejo Ejecutivo
Delegado se dispuso la creación de una Comisión de Selección, Valoración y
Eliminación de Documentos, a los efectos de efectuar las tareas preparatorias
para la institucionalización del Archivo Central de la Universidad.

2) Por la misma resolución se estableció que dicha Comisión estaría integrada
con un representante designado por el Rector, que la presidirá; un Técnico
representante de la Administración de las Oficinas y Servicios Centrales, un
Técnico representante de la Dirección General Jurídica y un Historiador, quela misma
funcionaría en el ámbito y con el respaldo
de Oficinas Centrales.

3) Por resolución N°19 del Consejo Ejecutivo Delegado de fecha 5 de junio de 2001 se aprobó el Reglamento de la Comisión Central de Selección, Valoración y Eliminación de Documentación de la UDELAR, estableciéndose entre sus cometidos la institucionalización del Archivo General de la Universidad.

De esta manera para el cumplimiento de tales resoluciones la referida Comisión eleva a consideración la Ordenanza de Creación del Archivo, donde se establece su naturaleza, sus funciones, su organización, así como la conceptualización del fondo documental del Archivo. Además se unifica en una sola norma la creación del Archivo y el funcionamiento de la Comisión como un órgano de aquel.


Comisión sobre las Leyes de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales (Habeas Data)

Está comisión es creada por el Exp.006100-001501-09
El que determina que según lo informado por la Comisión Sectorial de Desarrollo Informático, por la Dirección del Archivo General de la Universidad y por el Pro Rectorado de Gestión Administrativa en relación con la Promulgación de las Leyes 18.331 (Protección de Datos Personales y Habeas Data) y la 18.381 (Acceso a la Información Pública), antecedentes que lucen en el distribuido Nº 3002/09,se debe:
1. Integrar un Equipo de Trabajo Ejecutivo multidisciplinario a los efectos de coordinar y proponer las acciones necesarias para el cumplimiento de ambas Leyes.
2. Establecer que dicho Equipo estará integrado por representantes de la Dirección General Jurídica, el Servicio Central de Informática Universitaria y el Archivo General de la Universidad.

Así de esta manera queda conformado el Equipo de trabajo que entendera el trato y aplicación correspondiente de estás leyes por: La Lic. Alicia Casas de Barrán, Dra. teresa Guereiro, Prof. Ida Holz y Arch. Natalia Feippe

"Mejora de la gestión a corto plazo"

En el marco de las actividades de este equipo de trabajo se selecciono un proyecto referido a "Mejora de la conservación de la documentación y acceso a la informacióncontenida en los archivos relacionados con la gestión".

El Archivo General de la Universidad tomó a su cargo el proyecto de primer relevamiento de archivos universitarios. Que es el relevamiento de información de tres servicios, Facultad de Ciencia, Facultad de Ciencias Económicas e Instituto de Higiene, los cuales tenian especial interés.

Por lo tanto, se nos encomendo la realización de acciones para poner en práctica dicho proyecto.

Para lo cual se contrataron tres pasantes para que trabajaran en el mismo bajo la supervisión de la Archivóloga Natalia Feippe quien es la que coordina dicho proyecto en esta primer instancia.
El fin fue elaborar instrumentos que permitieran el relevamiento de información previsto.

Se desprende como resultado de este proyecto: el relevamiento de datos, diagnósticos de los servicios en cuestión, elaboración de un material de apoyo titulado "Buenas prácticas en Archivos Universitarios" y las recomendaciones pertinentes.

Teniendo el mismo una amplia aceptación en los servicos.

Luego de efectuada está etapa, y con los resultados obtenidos se nos propuso que se continura con la consecusión del mismo en el que se relevaran y diagnosticaran más servicios incluyendo además una "capacitación básica" de los mismos en el área manejo de archivos de gestión (ya que fue unas de las recomendaciones primoriales que desprendio este trabajo).