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Área Administrativa

Índice de este contenido

  1. Presentación
  2. Actividades
  3. Comisiones
  4. Proyectos

Presentación

El Archivo Administrativo tiene como competencia relevante el apoyo a la gestión de la administración de la UDELAR, para lo cual un cometido fundamental es aunar esfuerzos que permitan la trasparencia en la gestión administrativa, en la que esta área tiene gran responsabilidad.
Para lograr dicho objetivo la tarea de Organización documental del Archivo es primordial, brindando así a tiempo y oportunamente la documentación que conserva. Siendo ésta la base de todo Sistema Archivístico.
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Actividades

Tareas

Breve reseña del trabajo archivístico realizado:
En el marco de la Comisión de Selección, Evaluación y Expurgo se confecciona una Tabla de Plazos Precaucionales (TPP) que la misma incluye legislación nacional general y específica aplicada para cada caso. La cual se toma como herramienta fundamental para proceder a la evaluación y expurgo de las series documentales de forma fundada.
Se ha suspendido la aplicación de la TPP momentaneamente.(Nota 29 de setiembre de 2015).

-Se aprueba el día 10 de mayo de 2011, Resolución Nº7 por el CDC, dicha TPP no solamente cumple la función de instrumento de trabajo para esta área específicamente sino que sirve para impartir desde el AGU normativa y normalización en los procesos de trabajo hacia el resto de la Universidad brindando apoyo a las dependencias que cuentan con archivo.

- Al momento desde que se inicio la tarea en febrero de 2008 se han evaluado, seleccionado y expurgado 18 años de documentación, los cuales equivalen a 115.600 expedientes que corresponden al período 1987 – 2004. Del volumen total de documentación revisada se eliminaron expedientes que equivalen al 80 % de ese total.

- La realización de este trabajo nos ha permitido trasladar de Reguladora de Trámite 10 años de documentación que corresponden al período 2002 - 2011 que debían estar en nuestros depósitos. Se han bajado y reacondicionado en nuevos contenedores, con un procesamiento que no sólo permitiera ubicarlos fácilmente sino que garantizara las condiciones de conservación apropiadas. De esta forma ayudamos a mejorar la gestión administrativa sirviendo para la solución de problemas desde el ámbito que es competencia del Archivo.

- Luego de un trabajo de relevamiento de Servicios de Bedelías de la Udelar el 29 de julio de 2014 es aprobada la TPP de Documentos Estudiantiles, mediante Resolución Nº 57 del Consejo Directivo Central (CDC).

- En el correr del año 2015 se comenzó el proceso de revisión de la TPP, a través del relevamiento de series documentales en cada unidad productora correspondientes al área contable, al momento se encuentra en estudio la adjudicación de plazos de retención. Por lo cual la aplicación de la TPP aprobada en el año 2011 se encuentra suspendida esperando la entrada en vigencia con las modificaciones correspondientes.

Capacitación

Por la reiterada consulta al Archivo de dependencias que albergan documentación con respecto a procedimientos a llevar a cabo para tratarlos, hemos tenido como Archivo General de la UDELAR asesorar a todos aquellos que lo necesitaran.

Este fue un punto de partida para implementar como medida que el AGU sea un refernte que aporte soluciones, de esta forma también ahondamos en las diferentes problemáticas generando un ámbito de discusión y reflexión en el cual nos retroalimentamos.

En la actualidad como uno de los resultados de las tareas realizadas en el marco del Proyecto de Mejora de Gestión a Corto Plazo (más adelante detallado en el Área de Proyectos), creamos un insumo para seguir capacitando y trabajando con el resto de los Servicios Universitarios, llamado "Buenas Prácticas en Archivos Universitarios".

Cada vez más tratando de acercanrnos a ser un servicio integral en el cual podamos ser centro de apoyo continuo.
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Comisiones

Comisión de Selección, Evaluación y Expurgo

Dicha Comisión surge a partir de la iniciativa de la Dirección General Jurídica de la Universidad de la República, a través del Exp.Nº011000-004275-01 de fecha (Montevideo, 5 de diciembre de 2001).
En la cual se elabora un proyecto de Ordenanza del Archivo General de la Universidad. Por lo tanto corresponde agregar:

1) Que por resolución de fecha 23 de octubre de 2000 del Consejo Ejecutivo Delegado se dispuso la creación de una Comisión de Selección, Valoración y Eliminación de Documentos, a los efectos de efectuar las tareas preparatorias para la institucionalización del Archivo Central de la Universidad.

2) Por la misma resolución se estableció que dicha Comisión estaría integrada con un representante designado por el Rector, que la presidirá; un Técnico representante de la Administración de las Oficinas y Servicios Centrales, un Técnico representante de la Dirección General Jurídica y un Historiador, quela misma funcionaría en el ámbito y con el respaldo de Oficinas Centrales.

3) Por resolución N°19 del Consejo Ejecutivo Delegado de fecha 5 de junio de 2001 se aprobó el Reglamento de la Comisión Central de Selección, Valoración y Eliminación de Documentación de la UDELAR, estableciéndose entre sus cometidos la institucionalización del Archivo General de la Universidad.

De esta manera para el cumplimiento de tales resoluciones la referida Comisión eleva a consideración la Ordenanza de Creación del Archivo, donde se establece su naturaleza, sus funciones, su organización, así como la conceptualización del fondo documental del Archivo. Además se unifica en una sola norma la creación del Archivo y el funcionamiento de la Comisión como un órgano de aquel.


Comisión sobre las Leyes de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales (Habeas Data)

Está comisión es creada por el Exp.006100-001501-09
El que determina que según lo informado por la Comisión Sectorial de Desarrollo Informático, por la Dirección del Archivo General de la Universidad y por el Pro Rectorado de Gestión Administrativa en relación con la Promulgación de las Leyes 18.331 (Protección de Datos Personales y Habeas Data) y la 18.381 (Acceso a la Información Pública), antecedentes que lucen en el distribuido Nº 3002/09,se debe:
1. Integrar un Equipo de Trabajo Ejecutivo multidisciplinario a los efectos de coordinar y proponer las acciones necesarias para el cumplimiento de ambas Leyes.
2. Establecer que dicho Equipo estará integrado por representantes de la Dirección General Jurídica, el Servicio Central de Informática Universitaria y el Archivo General de la Universidad.

Así de esta manera queda conformado el Equipo de trabajo que entendera el trato y aplicación correspondiente de estás leyes por: La Lic. Alicia Casas de Barrán, Dra. teresa Guereiro, Prof. Ida Holz y Arch. Natalia Feippe.


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Proyectos

"Mejora de la gestión a corto plazo"

En el marco de las actividades de este equipo de trabajo se selecciono un proyecto referido a "Mejora de la conservación de la documentación y acceso a la información contenida en los archivos relacionados con la gestión".

El Archivo General de la Universidad tomó a su cargo el proyecto del primer relevamiento de archivos universitarios. Donde, en primera instancia, se llevo a cabo el relevamiento y diagnóstico de tres servicios universitarios en materia de gestión de archivos (como muestreo).

Se nos encomendo la realización de acciones para poner en práctica dicho proyecto.Para lo cual se conformó un grupo de trabajo con pasantes y egresados de la disciplina archivística para desarrollar el mismo. Donde se elaboraron instrumentos que permitieran el relevamiento de información previsto.

Se desprende como resultado de este proyecto: el relevamiento de datos, diagnósticos de los servicios en cuestión, elaboración de un material de apoyo titulado "Buenas prácticas en Archivos Universitarios" y las recomendaciones pertinentes.

Teniendo el mismo una amplia aceptación en los servicos.

Luego de efectuada está etapa, y con los resultados obtenidos se nos propuso que se continura con la consecusión del mismo en el que se relevaran y diagnosticaran más el resto de los servicios incluyendo los del interior del país, además una "capacitación básica" de los mismos en el área manejo de archivos de gestión.

Una vez concluída esta estapa, se extiende el Proyecto a los archivos de Bedelías. Para lo cual se elabora y aprueba la ya mencionada anteriormente TPP de Documentos Estudiantiles, insumo imprescindible para el abordaje de este.

En la atualidad estamos desempeñando tareas de apoyo para la Mejora de la Gestión en gran parte de las Bedelías de la Udelar con muy buena aceptación y entusiasmo por parte de los diversos servicios.


"Censo de Archivos Universitarios"

En el año 2011, luego de que se firmó el convenio entre el MEC y la UDELAR con apoyo económico del Ministerio de Cultura de España, se comenzó con el "Censo Guía de Archivos".

De febrero a setiembre de 2012 se relevaron un total de 186 Archivos (Archivos Administrativos y Unidades Académicas).


Se realizarón cuatro Seminarios "Buenas Prácticas en Archivos Universitarios", con una concurrencia de funcionarios muy buena.
Se realizó una Teleconferencia para la capacitación de los Servicios del interior del país.

De esta forma tenemos un conocimiento más profundo de la realidad de nuestros archivos, lo que primordial para establecer prioridades y metodologías de trabajo que lleven a una mejor gestión.







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